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Programar Salas de Reuniones

Cómo Programar Salas de Reuniones en Outlook

Programar Salas de Reuniones

Cuando se programa una reunión se deseará asegurarse que se tiene un espacio disponible para la reunión. Es posible ver cuales salas u otros recursos compartidos se encuentran disponibles para la reunión y reservarlo desde nuestro calendario. Las salas y otros recursos son creadas por el administrador del servidor Exchange.

Programar un Recurso

Agregar una sala es tan sencillo como invitar personas.

  1. Mientras se crea una solicitud nueva de Reunión, hacer clic en el botón Salas.
    Programar Salas de Reuniones

    El cuadro de dialogo Seleccionar salas aparece, donde es posible programar una sala de reunión.

    Si no aparece ninguna sala, es porque el administrados no ha creado ninguna.

  2. Seleccionar una sala de reunión.
  3. Hacer clic en el botón Salas.

    La sala seleccionada se agrega al campo Salas.

  4. Hacer clic en Aceptar.
    Programar Salas de Reuniones

Se agrega la sala a la reunión.

Se agrega la sala a la reunión.

Utilizar el Buscador de Salas

Es posible utilizar el Buscador de salas para verificar la disponibilidad de una sala a una hora en específico.

  1. Antes de agregar una sala a una solicitud de reunión, revisar el panel Buscador de salas pare ver su disponibilidad.

    Si se observa el panel Buscador de salas y dice "Ninguna" debajo del encabezado Elija una sala disponible, se sugerirán otras posibles horas de reunión cuando la sala está disponible.

    Si el Buscador de salas no aparece automáticamente después de agregar una sala a una reunión, es posible abrirlo haciendo clic el botón Buscador de salas en el grupo Opciones en la pestaña Reunión.

  2. Seleccionar una hora desde las la lista Horas sugeridas.
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La hora de la reunión cambia al espacio de hora disponible.

La hora de la reunión cambia al espacio de hora disponible.

Encontrar Horas de las Salas con el Asistente para Programación

También es posible utilizar el Asistente para programación, el cual muestra la disponibilidad de los invitados para encontrar tiempos disponibles para nuestra reunión.

  1. Después de agregar una sala a una solicitud de reunión, hacer clic en Asistente para programación en la pestaña reunión.

    La ventana cambia para mostrar la disponibilidad de los invitados a la reunión y de los recursos.

    Cuando un invitado o recurso no está disponible se marcará un bloque te tiempo en la línea de tiempo y el horario programado actualmente aparecerá como una columna azul.

  2. Hacer clic en una hora cuando los recursos y personas estén disponibles.
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Se selecciona la nueva hora en la línea de tiempo.

Es posible hacer clic y arrastrar los bordes de la columna azul para ajustar la duración de la reunión.

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