Cuando se programa una reunión se deseará asegurarse que se tiene un espacio disponible para la reunión. Es posible ver cuales salas u otros recursos compartidos se encuentran disponibles para la reunión y reservarlo desde nuestro calendario. Las salas y otros recursos son creadas por el administrador del servidor Exchange.
También es posible utilizar el Asistente para programación, el cual muestra la disponibilidad de los invitados para encontrar tiempos disponibles para nuestra reunión.
Después de agregar una sala a una solicitud de reunión, hacer clic en Asistente para programación en la pestaña reunión.
La ventana cambia para mostrar la disponibilidad de los invitados a la reunión y de los recursos.
Cuando un invitado o recurso no está disponible se marcará un bloque te tiempo en la línea de tiempo y el horario programado actualmente aparecerá como una columna azul.
Hacer clic en una hora cuando los recursos y personas estén disponibles.
Se selecciona la nueva hora en la línea de tiempo.
Es posible hacer clic y arrastrar los bordes de la columna azul para ajustar la duración de la reunión.