Validación de Datos

La función Validación de datos de Excel, ayuda a los usuarios a introducir información acertada y apropiada en una hoja de cálculo. La validación de datos restringe el tipo de información que se puede introducir dentro de una celda y puede proveer instrucciones al usuario sobre cómo introducir información en una celda.

Crear una Regla de Validación

1. Seleccionar las celdas que se desea validar.
2. Hacer clic en la pestaña Datos.
3. Hacer clic en el botón Validación de datos.
   
4. Hacer clic en la flecha de la lista Permitir.
5. Seleccionar el tipo de datos que se desea permitir.
   • Cualquier valor: Sin criterio de validación aplicado
   • Número entero: Permite un número entero entre los límites mínimos y máximos establecidos.
   • Decimal: Permite un decimal o un porcentaje introducido como decimal entre los límites establecidos.
   • Lista: Permite un valor desde una lista de opciones. Una flecha de lista aparece en la celda y los usuarios eligen de ésta.
   • Fecha: Permite una fecha dentro de los límites prescritos.
   • Hora: Permite una hora dentro de los límites prescritos.
   • Longitud del texto: Permite texto que contiene ciertos números o caracteres.
   • Personalizada: Permite introducir una fórmula para calcular lo que está permitido en la celda.
   
6. Especificar las reglas de validación de datos.

Las opciones de validación variarán dependiendo del valor que está seleccionado en el campo Permitir.

7. Hacer clic en Aceptar.
   

La validación de datos se establece para las celdas seleccionadas. Cuando un usuario intenta introducir datos inválidos, Excel impedirá su entrada y mostrará un mensaje acerca de la celda que está siendo restringida.

Para encontrar datos validados en una hoja de cálculo, hacer clic en el botón Buscar y seleccionar en el grupo Modificar en la pestaña Inicio y seleccionar Validación de datos. Las celdas validadas se resaltan.

Agregar Mensajes de Entrada y de Error

Es posible evitar problemas de validación de datos configurando Excel para mostrar un mensaje siempre que una celda o rango de celdas esté seleccionado. Estos mensajes son útiles cuando otras personas introducirán datos en la hoja de cálculo. Un mensaje de error aparece cuando se introducen datos que no coinciden con la regla de validación.

1. Seleccionar las celdas donde se desea que aparezca un mensaje.
2. Hacer clic en la pestaña Datos.
3. Hacer clic en el botón Validación de datos.
4. Hacer clic en la pestaña Mensaje de entrada.
5. Introducir un mensaje de entrada.

6. Hacer clic en la pestaña Mensaje de error.
7. Seleccionar un estilo de alerta de error.
• Detener: Impide a los usuarios agregar datos inválidos en una celda.
• Advertencia: Advierte que los datos introducidos son inválidos, pero los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada de datos inválidos, No para editarlos, o Cancelar para eliminarlos.
• Información: Informa a los usuarios que los datos introducidos son inválidos, pero los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar la entrada de datos inválidos o Cancelar para eliminarlos.
8. Introducir un mensaje de error.
9. Hacer clic en Aceptar.

10. Seleccionar una celda con un mensaje de entrada.

Ahora cuando se selecciona una celda, se muestran el título y mensaje. Si se ingresa un valor inválido, un mensaje personalizado de error aparece.