Programar Reuniones

Organizar reuniones puede ser difícil cuando se lidia con diferentes horarios. Al usar Outlook se puede revisar la disponibilidad de los invitados antes de seleccionar una hora para la reunión. De esta manera, es posible organizar una reunión que se acomode a todos. También es posible monitorear las respuestas a la solicitud de la reunión para asegurar la asistencia de los invitados más importantes.

Crear una Nueva Reunión

1. Hacer clic en el botón Nueva reunión en la pestaña Inicio.

   Es posible crear una reunión desde otras vistas haciendo clic en el botón Nuevos elementos en la pestaña Inicio y seleccionar Reunión.

2. Hacer clic en Para…
3. Seleccionar un contacto de la Libreta de direcciones.

   Después, seleccionar si el destinatario seleccionado es requerido para asistir a la reunión o si su asistencia es opcional.

4. Hacer clic en Necesario u Opcional.

   Continuar seleccionando destinatarios y asignarlos como necesarios u opcionales hasta elegir a todos los contactos requeridos.

5. Hacer clic en Aceptar.
6. Ingresar un asunto, ubicación y notas.
7. Ingresar una fecha y hora manualmente, o hacer clic en el botón Asistente para programación en la pestaña Reunión.

   El Asistente para programación muestra la disponibilidad de todos los invitados a la reunión.

   
8. Si se usa el Asistente para programación, revisar la disponibilidad de los asistentes y seleccionar una hora sin conflictos.

   En vez de desplazarse por el asistente es posible encontrar horas sugeridas para la reunión al final del panel Buscador de salas.

9. Hacer clic en Enviar.

La reunión se crea y las invitaciones de correo electrónico se envían a los asistentes.

Crear una Reunión Desde un Correo

También es posible crear una reunión desde un correo electrónico, la cual incluirá a todos los involucrados en la conversación del correo.

1. Mientras se ve la bandeja de entrada en la vista Correo, seleccionar un correo.
2. Hacer clic en el botón Responde con una reunión en la pestaña Inicio.

Todos en la cadena del correo electrónico se agregan como asistentes de la reunión y el asunto se llena.

3. Indicar la ubicación, fecha y hora de la reunión.
4. Hacer clic en el campo del mensaje y agregar a los detalles de la reunión.
5. Hacer clic en Enviar.

Se envían invitaciones a la reunión a los destinatarios.