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Archivar Información

Cómo Archivar Información en Outlook

Archivar Información

Los correos antiguos ocupan espacio innecesario en el servidor y pueden hacer que Outlook sea lento. Si se desea liberar espacio, pero también conservar con correos para revisiones futuras es posible optar por archivar correos antiguos. Esto puedo incrementar la velocidad de los servidores y liberar espacio para más correos.

Ejecutar Manualmente Archivar

Al archivar se comprimen los correos electrónicos antiguos en un archivo independiente que es más eficiente cuando se ven nuevos correos mientras se mantiene acceso a los antiguos correos archivados.

  1. Hacer clic en la pestaña Archivo.
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  2. Hacer clic en el botón Herramientas de limpieza.
  3. Hacer clic en Archivar.

    Aparece el cuadro de dialogo Archivar.

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  4. Ajustar la configuración.

    Seleccionar si archivar todas las carpetas o seleccionar una carpeta de la lista. Seleccionar una fecha para comenzar a archivar, luego seleccionar una ubicación para el archivo de almacenamiento.

  5. Hacer clic en Aceptar.
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Se ejecuta el sistema de archivado en segundo plano y los correos más antiguos a la fecha especificada se mueven al archivo de almacenamiento.

Establecer Autoarchivar

La función Autoarchivar analiza periódicamente el buzón y mueve ciertos elementos automáticamente en el archivo de almacenamiento.

  1. Hacer clic en la pestaña Archivo.
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  2. Hacer clic en Opciones.

    Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Outlook.

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  3. Hacer clic en Avanzado.
  4. Hacer clic en el botón Configuración de Autoarchivar.

    Aparece el cuadro de dialogo Autoarchivar, permitiendo controlar si Autoarchivar se ejecuta y cómo funciona al activarse.

  5. Ajustar la configuración.

    Es posible especificar con cuanta frecuencia se ejecuta Autoarchivar y es posible elegir si se recibe una notificación antes de ejecutarse. Se puede elegir si se desea eliminar elementos o moverlos al archivo, especificar cuan antiguos deben ser y elegir una ubicación del archivo.

  6. Hacer clic en Aceptar.
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Ahora, Autoarchivar analizará periódicamente el buzón, eliminará automáticamente correos más antiguos a la fecha designada y los agregará al archivo Buzón archivado.

Ajustar la Configuración de Carpetas

Cuando Autoarchivar se activa, es posible establecer una configuración para cada carpeta para anular la configuración global.

  1. Seleccionar una carpeta.
  2. Hacer clic en la pestaña Carpeta.
  3. Hacer clic en el botón Configuración de Autoarchivar.
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  4. Ajustar la configuración:
    • No archivar elementos en esta carpeta: Los elementos en esta carpeta no serán archivados.
    • Archivar elementos en esta carpeta utilizando la configuración predeterminada: Esta carpeta seguirá la configuración global Autoarchivar.
    • Archivar esta carpeta utilizando la siguiente configuración: Esta carpeta Autoarchivará usando la configuración establecida aquí y no la configuración global.
  5. Hacer clic en Aceptar.
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La configuración de la carpeta para Autoarchivar se actualiza.

Acceder a Elementos Archivados

Si se necesita algo que se ha archivado, fácilmente se puede acceder a tal cosa.

  1. Hacer clic en la pestaña Archivo.
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  2. Seleccionar Abrir y exportar.
  3. Hacer clic en Abrir archivo de datos de Outlook.
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    Una ventana de navegación de archivos abre.

  4. Seleccionar un archivo.
  5. Hacer clic en Abrir.

    El archivo carga y aparecerá como una carpeta en la lista Carpetas.

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  6. Hacer clic en la carpeta Archivos.

Ahora es posible ver elementos en el archivo como normalmente se navegaría a otros archivos.

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