Importar y Exportar Datos

Excel puede importar y exportar muchos tipos de archivos diferentes además del formato estándar .xslx. Si la información es compartida entre otros programas, como una base de datos, es posible que se deba guardar la información en un tipo diferente de archivo o importar archivos de un tipo diferente de archivo.

Exportar Datos

Cuando se tienen datos que es necesario transferir a otro sistema, es posible exportarlos desde Excel en un formato que puede ser interpretado por otros programas, como un archivo de texto o CVS.

1. Hacer clic en la pestaña Archivo.
   
2. A la izquierda, hacer clic en Exportar.
3. Hacer clic en Cambiar el tipo de archivo.
4. Debajo de Otros tipos de archivo, seleccionar el tipo de archivo.
   • Delimitado por tabulaciones: Los datos de celda serán separados por una tabulación.
   • Delimitado por comas: Los datos de celda serán separados por una coma.
   • Delimitado por espacios: Los datos de celda serán separados por un espacio.
   • Guardar como otro tipo de archivo: Seleccionar un tipo diferente de archivo cuando el cuadro de diálogo Guardar como aparezca.

     El tipo de archivo que se seleccione dependerá del tipo de archivo requerido por el programa en el que se utilizarán los datos exportados.

5. Hacer clic en Guardar como.
   
6. Especificar dónde se desea guardar el archivo.
7. Hacer clic en Guardar.

   Un cuadro de diálogo aparece indicando que algunas de las características del libro de trabajo pueden perderse.

   
8. Hacer clic en Sí.

Importar Datos

Excel puede importar datos desde fuentes externas incluyendo archivos, bases de datos o páginas de internet.

1. Hacer clic en la pestaña Datos en la cinta de opciones.
2. Hacer clic en el botón Obtener datos externos.

Es posible que algunas fuentes de datos requieran un acceso de seguridad especial, y el proceso de conexión con frecuencia puede ser muy complejo. Solicitar ayuda del equipo de soporte técnico de la organización donde se labora para asistencia.

3. Seleccionar Desde un archivo.
4. Seleccionar Desde un archivo de texto.

Si se deben importar datos desde Access, de la red u otra fuente, seleccionar una de esas opciones en el grupo Desde otras fuentes.


5. Seleccionar el archivo que se desea importar.
6. Hacer clic en Importar.

Si mientras se importan datos externos, aparece una notificación diciendo que se está conectado a una fuente externa que pudiera no ser segura, hacer clic en Aceptar.


7. Seleccionar Mis datos tienen encabezados, si la información entrante tiene encabezados en la primera fila.

Si se desconoce si los datos tienen una fila de encabezados, ver la vista previa al final del cuadro de diálogo.

8. Hacer clic en Siguiente.

9. Seleccionar el tipo de delimitador.

Un delimitador es algo que denota dónde debería ocurrir la separación de la celda.

La vista previa al final, se actualiza para mostrar cómo se verían los datos importados.

10. Hacer clic en Siguiente.

11. Seleccionar una columna en la Vista previa de datos y aplicar un formato de datos.
• General: Convierte valores numéricos a números, valores de fechas a fechas y los valores restantes a texto.
• Texto: Asigna el formato de texto todos los valores en la columna seleccionada.
• Fecha: Aplica el formato de fecha a todos los valores en una columna seleccionada. Es posible personalizar el formato exacto de fecha deseado.

En muchos casos, es correcto dejar todas las columnas en el ajuste General.

12. Hacer clic en Finalizar.

13. Hacer clic en Aceptar.

Los datos se importan en las celdas de la hoja de cálculo.