Esquema y Subtotal

Muchas hojas de cálculo son creadas en un estilo jerárquico. Por ejemplo, una hoja de cálculo puede contener una columna para una persona o compañía, seguido por una columna con datos de ventas. Esquematizar las hojas de cálculo, las vuelve más fácil de comprender y leer. En vez de examinar información irrelevante, es posible colapsar un esquema para mostrar la línea final de cada grupo. Existen distintas formas para esquematizar un libro de trabajo:

• Utilizar la función Autoesquema: El comando Autoesquema automáticamente esquematiza un rango de celdas seleccionado o la hoja de cálculo completa, basada en fórmulas y la dirección de referencias.
• Agrupar datos: Se pueden agrupar filas y columnas seleccionándolas manualmente.
• Utilizar la función subtotal: El comando Subtotal calcula valores subtotales de las columnas etiquetadas que se seleccionaron.
• Utilizar la función consolidar: Es posible considerar varias hojas usando la función Consolidar.

Esta lección explica como activar la función subtotal y luego utilizar las opciones de esquema para simplificar la vista de los datos.

Agregar Subtotales

Antes de activar los subtotales, existen unos cuantos pasos preliminares que se deben completar. Primero asegurarse que la información esté organizada en columnas etiquetadas. Los datos en cada columna también deben ser del mismo tipo y deben estar clasificados basados en la columna en la que se desea agrupar los subtotales.

1. Hacer clic en la columna de la que se desea conocer el subtotal.
2. Hacer clic en Ordenar y filtrar en la pestaña Inicio.
3. Seleccionar una opción.

   Ahora que está ordenado, se está listo para obtener el subtotal.

   
4. Hacer clic en la pestaña Datos.
5. Hacer clic en Subtotal.
6. Hacer clic en la flecha de la lista Para cada cambio en.
7. Seleccionar la columna de la que se desea conocer el subtotal.

   Este comando especifica que subtotal se desea calcular. Por ejemplo, si se tiene una lista de personas, la compañía para la que trabajan y los montos de sus ventas y se desea calcular el subtotal por el nombre de la compañía, se seleccionaría la columna que contiene el nombre de la compañía.

   
8. Hacer clic en la flecha de la lista Utilizar función.

   Usualmente se crean subtotales con la función SUMA, pero también se pueden crear subtotales usando las funciones Recuento, Promedio, Máx. y Mín.

9. Seleccionar la función que se desea que realice el subtotal.
   
10. En el cuadro Agregar subtotales a seleccionar la casilla al costado de cada columna que contiene valores de los cuales se desea conocer el subtotal.

    Para agregar más subtotales, repetir los pasos, pero desmarcar las casillas Reemplazar subtotales actuales para no sobrescribir los subtotales actuales.

11. Hacer clic en Aceptar.
    

Opciones de Esquema

Ahora que se agregaron los subtotales, veremos los botones de esquema en la esquina superior izquierda. El esquema permite colapsar las filas o columnas detalladas y ver solo los subtotales.

1. Seleccionar un nivel de esquema.
2. Expandir una categoría para ver detalles adicionales.

Quitar Esquemas y Subtotales

1. Hacer clic en la pestaña Datos.
2. Hacer clic en el botón Subtotal.
3. Hacer clic en Quitar todo.

El esquema se quita y la hoja de cálculo vuelve a la normalidad.