Consolidar Datos

Excel puede resumir o consolidar información de múltiples hojas de cálculo en una única hoja de cálculo maestra de manera automática, utilizando la función Consolidar. Por ejemplo, si se tienen datos de ventas de varios agentes de ventas en diferentes hojas de cálculo, Excel puede sumarlos en otra hoja de cálculo.

Excel puede consolidar información de dos formas diferentes: por posición o por categoría.

• Consolidar por posición: Se utiliza cuando los datos en todas las hojas de cálculo están organizados exactamente en el mismo orden y ubicación.
• Consolidar por categoría: Se utiliza cuando las hojas de cálculo tienen las mismas etiquetas de fila y columna, pero las filas y las columnas no están organizadas en el mismo orden en todas las hojas de cálculo. Excel utiliza las etiquetas para unir los datos. Será necesario asegurarse de que la ortografía y el uso de mayúsculas de las etiquetas son idénticos en cada una de las hojas de cálculo que se desea consolidar por categoría.

Consolidar Datos

Antes de comenzar a consolidar por posición o categoría, hay que asegurarse que los datos están organizados en filas y columnas rotuladas sin ninguna de estas en blanco. Cada uno de los rangos que se desea consolidar debe estar en una hoja de cálculo por separado, con una hoja de cálculo en blanco para el destino de la consolidación.

Cuando se consolida, en realidad no se especifica si se está consolidando por posición o categoría—Excel sabe cómo consolidar en función del rango de datos que se selecciona y si las hojas de cálculo de consolidación están organizadas idénticamente o no.

1. Seleccionar la hoja donde se colocarán los datos consolidados.
2. Hacer clic en la celda donde se desea colocar los datos consolidados.
3. Hacer clic en la pestaña Datos en la cinta de opciones.
4. Hacer clic en el botón Consolidar en el grupo Herramientas de datos.

   Aparece el cuadro de diálogo Consolidar. Aquí se puede elegir lo que se desea hacer con los datos, como encontrar la suma, el recuento o el promedio.

   
5. Seleccionar una función de la lista.

   Si los datos de origen están en un libro de trabajo diferente, hacer clic en Examinar para localizar el archivo y hacer clic en Aceptar.

6. Hacer clic en el botón Contraer el cuadro de diálogo.
   
7. Ir a la hoja de cálculo con el conjunto de datos a consolidar.
8. Seleccionar los datos que se desea incluir en la consolidación.

   Asegurarse de seleccionar los datos, así como los totales y encabezados que se incluirán.

9. Hacer clic en el botón Expandir el cuadro de diálogo.
   
10. Hacer clic en el botón Agregar.
11. Repetir los pasos del 6 al 10 hasta que todos los rangos de datos que se desea consolidar se agreguen.
12. (Opcional) Marcar la casilla Fila superior y/o Columna izquierda para utilizar los rótulos de los datos referenciados en la hoja de cálculo que contienen los datos consolidados. Esto le indica a Excel dónde están localizados los rótulos en los rangos de origen.
13. (Opcional) Si se desea que la consolidación se actualice automáticamente cada vez que los datos de origen cambien, marcar la casilla Crear vínculos con los datos de origen.
14. Hacer clic en Aceptar.
    

Los valores de los rangos seleccionados se combinan en la hoja de cálculo de consolidación utilizando la función que se seleccionó.

Si se elige copiar rótulos en la hoja de cálculo de consolidación, los rótulos que no se incluyan en todos los rangos de origen aparecerán en una fila o columna separada en la hoja de consolidación, junto con sus celdas de datos correspondientes.